Podcast 4 : Effectuer votre facturation et vos recouvrements

Podcast 4 : Effectuer votre facturation et vos recouvrements

 

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Le module Finance offert par Eduka Software vous permet d’exploiter les données issues de l’admission et de la structure scolaire pour proposer une facturation automatisée à la demande, selon une structure tarifaire flexible et paramétrable facilement. Ce module englobe également des fonctionnalités avancées de recouvrement, permettant par exemple la saisie des encaissements, des remboursements, jusqu’aux relances d’impayés par e-mail et PDF.

Tout comme le module Admission, le module Finance offre également un accès aux parents leur permettant de consulter leurs factures et leurs reçus, et même d’effectuer leurs paiements en ligne. De plus, nous offrons un portail dédié aux entreprises qui paient les frais des élèves, comme nous y reviendrons plus tard dans cet épisode.

Le paramétrage de votre facturation est simple et flexible. Définissez d’abord le référentiel de vos frais, de vos déductions, et les taxes applicables. Puis, annuellement, définissez vos tarifications ainsi que les paramètres d’éligibilité aux frais. Une fois votre paramétrage terminé, vous pourrez lancer des batchs de facturation entièrement automatisés ; les factures ainsi générées seront visibles par les parents sur le portail et vous pourrez éventuellement leur envoyer par e-mail. Pour les cas particuliers, il est également possible de facturer manuellement en entrant les tarifs de manière à constituer votre facture de A à Z.

La partie Recouvrements vous permet de saisir vos encaissements dans le système et donc d’effectuer un suivi des règlements de frais, des impayés, et d’effectuer des relances si nécessaires. En quelques clics, effectuez votre encaissement et générez un reçu pour la famille ou l’entreprise. Toutes les opérations de facturation ou d’encaissement que vous effectuez produisent des écritures comptables que vous pourrez exporter dans votre système de comptabilité existant tel que SAGE, Microsoft Dynamics GP et d’autres.

Les parents peuvent accéder à un portail de facturation clair qui leur propose de consulter ou télécharger leurs factures et reçus, et qui leur indique clairement le restant à payer. Ils peuvent également effectuer leurs paiements en ligne.

De même, un portail dédié est proposé aux entreprises : ce portail leur permet de consulter leurs factures et leurs reçus, de télécharger leurs documents en masse au format ZIP. Les entreprises peuvent également mettre à jour leurs informations, consulter la liste des élèves pris en charge, et contacter l’école si nécessaire.

Comme vous pouvez le constater, le module Finance d’Eduka Software s’adapte aux besoins et à la structure tarifaire de votre établissement, tout en restant simple à gérer pour vos équipes, facile d’utilisation et clair pour vos parents d’élèves et payeurs tiers.

Le podcast suivant vous permettra de découvrir des modules supplémentaires dédiés à la gestion opérationnelle de votre école : de la communication e-mail en passant par la mise à jour d’informations tout le long de l’année, et la création de rapports personnalisés.