Podcast 5 : votre gestion administrative quotidienne

Podcast 5 : votre gestion administrative quotidienne

 

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Dans ce podcast, nous allons vous présenter les modules additionnels qui permettent d’optimiser la gestion administrative quotidienne. Nous allons ainsi voir le module d’envoi d’e-mail, le module de gestion des informations des élèves et parents, ainsi que le module de création de rapports personnalisés.

Le premier d’entre eux vous permet de créer et d’envoyer des e-mails aux parents d’élèves et aux autres acteurs de l’établissement. Des options de formatage riche, d’inclusion d’images et de pièces jointes, et même d’accusés de réception sont proposées. De plus, le module inclut une fonction de publipostage pour insérer des données relatives aux élèves et aux responsables au sein de vos communications.

Enfin, il est important de noter que ce module est parfaitement intégré au reste de l’application : vous pourrez par exemple envoyer un email depuis un dossier d’admission, ce qui vous permet de facilement contacter les parents de l’élève pour, par exemple, leur demander une information complémentaire. Vous pourrez consulter à tout moment l’historique des emails envoyés pour un élève afin de prendre connaissances des différentes communications effectuées avec les parents.

Le module de gestion des informations des élèves et des parents comporte deux aspects : l’aspect administratif pour la gestion et la mise à jour des informations en cours d’année, et un portail parent qui leur permet de mettre à jour les informations que vous choisissez à tout moment. Depuis le tableau de bord de ce module, accédez facilement à la fiche d’un enfant à partir de sa classe ou bien d’une recherche instantanée.

La fiche élève comporte plusieurs onglets qui sont tous entièrement configurables pour répondre à vos besoins. L’onglet Elève comporte les informations qui sont partagées avec les parents, et dont certaines seront modifiables. Les parents peuvent également accéder à l’onglet Documents ce qui leur permet de consulter ou mettre à jour les documents que vous choisissez, en cours d’année. Les autres onglets sont réservés à la gestion administrative et peuvent contenir des informations accessibles selon les profils de vos utilisateurs.

Chaque utilisateur de votre équipe administrative ou pédagogique peut s’abonner à des alertes afin de recevoir une notification lorsqu’un changement survient dans le système, que ce soit un changement ayant trait aux informations de scolarité ou aux autres propriétés personnalisées de votre système.

Grâce au système de campagne de mise à jour des données, vous pouvez créer des formulaires que vous enverrez aux parents. Ceux-ci seront invités à saisir leurs informations à jour, qui iront ainsi peupler votre base de données et éventuellement déclencher les alertes de modification que nous avons évoqué précédemment.

Pour exploiter au mieux les données de votre système, qu’elles soient saisies par les parents ou par vos équipes administratives, nous avons créé un module puissant vous permettant de créer des rapports personnalisés qui pourront être téléchargés au format Excel. Ces rapports peuvent être créés dans votre espace personnel ou bien mis en commun avec le reste des équipes, avec la possibilité de limiter l’accès à certains rapports selon les profils utilisateurs.

La création de liste se fait en trois étapes rapides: définissez d’abord les critères de filtre qui permettront de constituer la sélection d’élèves ou de responsables apparaissant dans le rapport. Ces critères peuvent être issus de tous les modules de la suite Eduka. Ensuite, sélectionnez les colonnes d’information que vous souhaitez faire apparaître dans le rapport. Ces informations sont également issues des différents modules de l’application, ce qui vous permet d’extraire des données au niveau le plus fin. Enfin, la dernière étape consiste à configurer le nom de votre liste, de choisir si vous souhaitez que votre fichier Excel contienne des onglets, puis vous pourrez ensuite télécharger le fichier.

De nombreux autres modules sont disponibles ou en cours de développement : le transport scolaire, les rencontres parents-professeurs, l’orientation, et bien d’autres.  Le podcast suivant vous permettra découvrir le module avancé de gestion des activités extra scolaires.