Podcast 6 : Les activités extra-scolaires

Podcast 6 : Les activités extra-scolaires

 

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Le module de gestion des Activités Extra-Scolaires proposé au sein de notre suite logicielle comporte trois versants : d’abord, la gestion administrative avec la définition des plannings, des tarifs, et l’ensemble des paramètres de vos activités. Ensuite, l’accès parent qui permet entre autres l’inscription aux activités, ou la consultation du planning en cours d’année. Et enfin, un portail dédié aux intervenants qui leur permet de prendre connaissance de la liste des élèves inscrits pour leurs activités, ainsi que de constater ou de rapporter des absences d’élèves.

Vous allez donc dans un premier temps définir le paramétrage de vos activités extra scolaires. Ceci passe d’abord par la création d’un référentiel d’informations que vous allez ensuite combiner pour constituer un planning précis. Définissez d’abord vos périodes d’activités selon le calendrier que vous avez défini. Ensuite, créez la liste des activités que vous souhaitez proposer pour l’inscription aux parents. Pour chaque activité, vous pourrez fournir une description détaillée avec des photos, ce qui permet aux parents et aux enfants d’en découvrir le déroulement, pour au final mieux les inciter à s’y inscrire.

Vous pouvez maintenant créer votre planning détaillé. Pour chacune de vos activités, paramétrez les différentes sessions en saisissant les horaires de déroulement, les élèves concernés, les intervenants, ainsi que leur rémunération. Vous devrez également saisir la tarification de l’activité : celle-ci peut être simple (tarif à la session), ou bien dégressive avec le système d’inscription multi-session. Une fois votre planning défini, vous pourrez choisir d’ouvrir les inscriptions via le portail parent selon une date d’ouverture et de fermeture définies à l’avance.

Les parents disposent d’un portail dédié aux activités extra scolaires à partir duquel ils vont pouvoir consulter le catalogue d’activités proposés à leurs enfants, et effectuer les inscriptions pendant la période que vous aurez défini. Un fil d’actualité peut être alimenté par votre équipe pour communiquer sur les évènements sportifs et culturels, avec des petits articles ou galeries de photos.

Un troisième portail est disponible : celui-ci est dédié aux intervenants associés à vos sessions d’activités. Ce portail leur permet de consulter la liste des élèves inscrits à leurs sessions, en affichant les informations les plus pertinentes. Accessible depuis les appareils mobiles et tablettes, cette interface permettra également aux intervenants de prendre connaissance des absences des élèves ou bien de notifier l’administration d’une nouvelle absence.

Pour optimiser la gestion opérationnelle de vos activités extra scolaires, nous avons mis en place de nombreux outils, parmi lesquels un tableau de bord complet donnant un aperçu global de l’état des inscription pour chacune de vos activités. Celui-ci peut être filtré à votre convenance pour afficher les informations importantes. De plus, des rapports avancés sont à votre disposition pour la gestion quotidienne ou pour l’analyse des inscriptions. Egalement, un outil d’aide au calcul de la rémunération des intervenants vous est proposé, grâce aux informations saisies au quotidien par vos équipes administratives.

Ce module riche en fonctionnalités gère ainsi l’ensemble des processus de votre département AES, de la définition de votre planning détaillé jusqu’à l’inscription par les parents, ainsi que la gestion opérationnelle quotidienne. Couplé au module Finance que nous vous proposons, vous pourrez même bénéficier de la facturation automatisée ainsi que des recouvrements. Nous proposons également le module AES en version autonome pour les écoles ne souhaitant pas utiliser les autres modules de la suite Eduka.

Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment par e-mail, Skype, ou par téléphone du lundi au vendredi de 9H à 18H UTC+8, les détails sont disponibles sur www.edukasoftware.com.